IDA — unser eigenes System

Wir betreuen die IT anderer Unternehmen – und stoßen dabei auf dieselben organisatorischen Probleme, die auch unsere Kunden beschäftigen. Eines davon haben wir für uns selbst gelöst: Wir haben eine eigene Software entwickelt und setzen sie in unserem gesamten Betrieb produktiv ein. Sie heißt IDA.

Ein einziger Kundenauftrag war bei uns früher über ein Dutzend Portale verteilt: eines für die Störungsmeldung, eines für die Gerätedaten, eine Tabelle für die Vertragslaufzeiten, ein weiteres Werkzeug für die Zeiterfassung, das nächste für die Bestellung beim Distributor. Jedes mit eigener Anmeldung, eigener Logik und eigenem Datenstand.

Das kostet an zwei Stellen. Informationen mussten von Hand übertragen werden – mit allem, was dabei schiefgehen kann. Und jedes zusätzliche System bedeutete für neue Kolleginnen und Kollegen eine zusätzliche Schulung, bevor sie überhaupt produktiv beim Kunden arbeiten konnten. Beides zahlt am Ende der Kunde: über Zeit, die nicht in seine IT fließt.

Irgendwann haben wir aufgehört, nach dem nächsten Werkzeug zu suchen, und angefangen, eines zu bauen.

IDA bündelt die Schritte, die zu einem Auftrag gehören: Ticket, Inventar, Vertrag, Abrechnung, Lager und Einkauf liegen in einer Oberfläche. Für die Zusammenarbeit mit uns bedeutet das vor allem drei Dinge.

• Ein Vorgang, eine Historie. Wer bei uns Ihren Auftrag übernimmt, sieht die betroffenen Geräte, den zugehörigen Vertrag und alles bisher Geschehene im selben Fenster – auch dann, wenn der Kollege, der zuletzt bei Ihnen vor Ort war, gerade nicht im Haus ist. Das erspart Ihnen Rückfragen, die wir uns selbst beantworten können.
• Lizenzen tagesgenau statt geschätzt. Änderungen an Ihren Lizenzen werden mit Datum erfasst und für genau den Zeitraum berechnet, in dem sie tatsächlich bestanden haben. Keine Schätzung auf Monatsbasis, keine Korrekturbuchung im Quartal darauf.
• Bestellungen direkt aus dem Auftrag. Wird für Ihren Auftrag Hardware benötigt, entsteht die Bestellung aus dem Vorgang heraus – ohne Umweg über eine separate Beschaffungsliste. Was bestellt, geliefert und verbaut wurde, bleibt am selben Vorgang dokumentiert und ist später nachvollziehbar.

Nach außen sichtbar ist davon wenig. Spürbar ist es an den Stellen, an denen Zusammenarbeit sonst hakt: bei Rückfragen, bei Rechnungen und bei allem, was jemand nachschlagen muss, der den Vorgang nicht selbst begonnen hat.

IDA ist aus unserem eigenen Betrieb entstanden, wird dort täglich benutzt und dort auch weiterentwickelt. Inzwischen geben wir das System auch an andere Systemhäuser und IT-Dienstleister weiter; es hat dafür eine eigene Seite. Für Sie als Betreuungskunde ändert das nichts am Leistungsumfang – außer dass kontinuierlich an einer Software gearbeitet wird, auf die wir selbst angewiesen sind.

Wie das System im Einzelnen aufgebaut ist, steht dort ausführlich: IDA im Detail ansehen.

Sie möchten wissen, wie wir Ihre IT konkret betreuen würden? Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gern, wie wir arbeiten.